如何规划 PPT 页数？按汇报时长和信息密度估算的实战公式

其实，可以用几个简单的维度，提前估算出一个大致合理的页数区间。

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一、基础公式：时长 × 信息密度

可以先记住一个粗略的经验值：

如果内容比较简单，可以略多一点；
如果内容复杂或图表较多，就要适当减少页数。

例如：

• 10 分钟汇报 → 8–12 页；
• 20 分钟汇报 → 15–20 页；
• 30 分钟汇报 → 20–30 页。

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二、根据「信息密度」做调整

信息密度可以简单理解为：
一页 PPT 需要观众处理多少新信息？

1. 高信息密度场景

• 包含大量数据和图表；
• 涉及复杂流程或架构；
• 需要解释很多前置概念。

这时候，建议：

• 适当减少页数；
• 或者拆更多页，但每页信息更少。

2. 低信息密度场景

• 故事性较强，以图片和简单文字为主；
• 侧重观点输出或经验分享。

这类内容可以适当增加页数，
甚至可以做到 1 分钟 2 页，
只要每页内容足够简洁。

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三、考虑听众类型：领导、同事、客户

不同听众对信息的耐心和关注点不一样：

• 领导：时间有限，重点在「结论+关键依据」，页数不宜过多；
• 同事：对细节感兴趣，可以适当增加「过程」和「方法」；
• 客户：既要看逻辑，也要看亮点，页数适中即可。

粗略建议：

• 向高层汇报：在同样时长下，页数略少一些；
• 对内部分享：在同样时长下，可以略多一些；
• 对外展示：更强调视觉和节奏，避免过密。

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四、先估算，再「做完后回头砍一遍」

一个实操的方法是：

1. 根据时长和信息密度估算一个页数区间；
2. 按照这个区间给自己设一个「软上限」；
3. 做完初稿后，按汇报顺序演练一遍，
   看哪些页面可以合并，哪些可以拆开。

在演练过程中，你会自然感受到：

• 哪些地方节奏拖沓；
• 哪些地方信息堆得太满。

最后再用「目标、时长、听众」三个维度做一次综合裁剪，
你的 PPT 页数就会更贴近真实场景，而不是凭感觉。